근로계약서는 몇 년 보관해야 하나요? 잃어버렸다면?

결론부터 말하면, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년 동안 보관해야 해요. 잃어버렸다면 지금 근로조건으로 다시 써서 서명받고, 직원에게 한 부를 주는 게 가장 빨라요.

3년은 "퇴사한 날부터"예요

근로기준법 제42조는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 보존하라고 해요. 시행령 제22조 제2항은 근로계약서의 3년을 근로관계가 끝난 날부터 센다고 정하고 있어요.

• 2027년 3월에 그만둔 알바라면 2030년 3월까지 보관해요.
• 지금 일하는 직원의 계약서는 일하는 동안 계속, 그리고 퇴사 후 3년을 더 보관해요.

보관하지 않으면 제116조에 따라 500만 원 이하의 과태료를 받을 수 있어요. 계약서를 처음부터 안 쓴 경우(제17조 위반, 벌금)와는 다른 문제예요.

함께 보관할 서류

시행령 제22조는 근로계약서 말고도 아래 서류를 3년 보관하라고 해요.

서류	예시
임금대장	직원별 월 임금 기록
임금 계산의 기초 서류	출퇴근 기록, 근무표
고용·해고·퇴직 서류	해고 예고 통지, 사직서
승급·감급 서류	시급 인상 기록
휴가 서류	연차 사용 기록

임금 다툼이 생기면 이 서류들이 사장님이 제대로 줬다는 근거가 돼요.

잃어버렸다면

1. 직원에게 받은 사본이 있는지 먼저 확인해요. 직원은 계약서 한 부를 갖고 있어야 해요.
2. 없다면 지금 근로조건으로 다시 써서 둘이 서명해요. 처음 일한 날, 시급, 근로시간이 실제와 맞는지 꼼꼼히 확인해요.
3. 다시 쓴 계약서를 직원에게 한 부 줘요.

이전 기간의 근로조건이 지금과 달랐다면, 그 기간의 내용을 어떻게 적을지는 상황마다 달라요. 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 확인하세요.

종이 대신 파일로 보관해도 돼요

전자문서도 요건을 갖추면 서면처럼 보관할 수 있어요. 중요한 건 언제든 열어 볼 수 있고, 내용이 바뀌지 않았음을 보여 줄 수 있는 것이에요. 서명한 시각과 서명자가 함께 남아 있으면 더 좋아요.

싸인해주세요로 보관하기

싸인해주세요로 쓴 계약서는 사장님과 직원 계정에 함께 보관되고, 서명한 시각과 서명자가 기록돼요. 서명이 끝난 계약서는 PDF로 내려받을 수 있으니, 3년 보관용으로 가게 컴퓨터나 클라우드에도 한 부씩 저장해 두세요.